Bij verandering is het belangrijk mensen in staat te stellen hun communicatierol te vervullen. Daarvoor kun je ze middelen, momenten én tools aanreiken.
De trap van Quirke kan je helpen bij het maken van je keuze voor een (combinatie van) middel moment of tool.
Essentieel bij de keuze voor communicatiemiddelen en interventies is dat ze passen bij de veranderaanpak. Is er gekozen voor een top-down benadering van de verandering, dan zijn open reflectiesessies misschien geen goed idee. En is er gekozen voor een organische benadering, dan passen open inloop-, co-creatie- of toets-sessies vast beter dan verplichte bijeenkomsten.
Het doorlopen van de stappen hieronder helpt je bij het ontwerpen van effectieve tools.
Tools ontwerpen
Voor maximale aansluiting bij de behoefte van de gebruikers, ontwerp je de tool samen met hen.
Effect
Wat is het gewenste effect op gedrag en hoe kan de tool hieraan bijdragen?
Situatie
Wat is de situatie/interactie waarbij deze tool zal helpen?
Gebruiker
Wie zal de tool gebruiken en wat zijn de gebruikers’ huidige en gewenste vaardigheden? Hoe leert/leren deze persoon/personen? Wat zijn hun behoefte(n)?
Elementen
Uit welke elementen bestaat de tool?
Vorm
Welke vorm past in de dagelijkse routine en hoe kan de vorm interactie ondersteunen? (indien gericht op de verandering: hoe ondersteunt de tool nieuw gedrag?)
Test
Test en evalueer altijd het gebruik en effect van de tool.
Mensen uitrusten voor hun rol:
- Coaching & intervisie
- Sessie voor leider & managers
- Online social platform
- Communicatiekompas –of toolkit
Meer inspiratie vind je in de Patroondoorbrekers en Leidraad gespreksaanduiding
Interventies inzetten
Interventies zijn alle acties bedoeld om tot verandering te komen. Door de juiste (combinatie van) middelen, momenten en tools te bepalen, ontwerp je een interventie. Wanneer de mogelijkheid tot interactie gewenst is, gebruik je een (bestaand) moment. Is dat niet het geval of wil je een moment opvolgen door het delen van informatie of documenten, dan kies je een (bestaand) middel.
Grote groepen bereiken met mogelijkheid tot interactie
- Townhall incl. livestream
- Webinar
- Online social platform
- Etc.
Kleine groepen bereiken met mogelijkheid tot interactie
- Team/afdelingsbijeenkomst
- Praatplaat / gespreksposter
- Inloopspreekuur
- Escaperoom om te oefenen
- Etc.
Grote groepen bereiken zonder mogelijkheid tot interactie
- Infographic / poster
- Nieuwsbrief/update
- Inspirerend concept om nieuwsgierigheid / interesse te wekken
- Humor als trigger
- Vlogs over het proces ('achter de schermen')
- Etc.
Werkvormen
Interactie stimuleren heeft alles te maken met het stellen van de juiste vragen en het kiezen van een manier waarop je iedereen inbreng kunt laten hebben. Dat vraagt om voorbereiding van de ‘facilitator’, zodat deze richting kunt geven aan het gesprek zònder dat deze zelf slechts informatie aan het zenden is. Een paar praktische voorbeelden:
Evalueren: met deze vier vragen breng je een gesprek op gang:
- Hoe belangrijk is het voor jou? (schaal 1 tot 10)
- Hoe tevreden ben je hierover? (schaal 1 tot 10)
- Wat gaat goed? (noteer top 3 op post-it)
- Wat moet beter? (noteer top 3 op post-it)
Idee ontwikkelen:
- Brainstormen doen we vaak in een groep terwijl het effectiever blijkt als ieder voor zich eerst zelf ideeën opschrijft. Geef hier de tijd voor en bespreek het in de groep.
Probleem oplossen:
- Stel met elkaar vast hoe de ideale situatie eruitziet. Wat heb je dan bereikt? Bedenk vervolgens wat er nodig is om daar te komen. Kun je dat zelf, of heb je iets nodig?
Zie voor meer tips ook de interactie-organizer